PRAVILNIK O UREDSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU GRADSKE KNJIŽNICE SENJ
Na temelju Odluke Gradonačelnika Grada Senja KL:612-04/20-01/04,UR.BROJ:2125-03/02-21-02_ravnateljica Gradske knjižnice Senj dana 10.veljače 2021.g donijela je
PROČIŠĆENI TEKST
Pravilnika
o uredskom i arhivskom poslovanju
Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97, 64/00), temeljem članka 11. stavak 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/02) te temeljem članka 17. stavka 1 Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/04), 106/2007) te članka 15. Statuta Gradske knjižnice Senj (URBROJ-2125-27-3/19 Senj, 28.lipnja 2019.) ravnateljica Gradske knjižnice Senj uz prethodnu suglasnost Gradonačelnika u svojstvu Osnivača ustanove donosi
PRAVILNIK O UREDSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU
I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim Pravilnikom o uredskom i arhivskom poslovanju (u nastavku teksta: Pravilnik) utvrđuje se način uredskog poslovanja te organizacija i način evidencije, čuvanja i korištenja registraturnog i arhivskog gradiva Gradske knjižnice Senj (u nastavku teksta: Knjižnica).
Djelatnost iz stavka 1. ovog članka posebno obuhvaća: primanje i pregledavanje, evidentiranje i označavanje akata i predmeta u radu, administrativno-tehničko obrađivanje predmeta, otpremanje pošte, klasifikaciju i arhiviranje, izlučivanje bezvrijednog registraturnog gradiva te predaju arhivskog gradiva Državnom arhivu u Rijeci.
II. UREDSKO POSLOVANJE
Članak 2.
U uredskom poslovanju navedeni pojmovi imaju sljedeće značenje:
AKT (službeni dopis) je svako pismeno kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena djelatnost;
PRILOG je pismeno ( dokument, tablica, grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržaja akta;
PREDMET je skup svih akata koji se odnose na istu materiju u jednom postupanju i čine posebnu cjelinu;
DOSJE je skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fizičku osobu;
ARHIVSKA KUTIJA sadrži skup više predmeta ili dosjea koji se poslije završenog postupka čuvaju složeni u istoj tehničkoj jedinici.
Članak 3.
Uredsko poslovanje sastoji se od: prijema, otvaranja, pregledavanja, raspoređivanja, evidentiranja, združivanja akata, dostavljanja akata odgovarajućim jedinicama, otpremanja pošte, odabiranja i izlučivanja akata te njihovog odlaganja u Pismohrani (arhiviranje i čuvanje).
III. ZAPRIMANJE, PREGLEDAVANJE I RASPOREĐIVANJE POŠTE
1. Zaprimanje i otvaranje pošte
a.) Zaprimanje pošte
Članak 4.
Zaprimanje pošte (akata, podnesaka, paketa, novčanih pisama, telegrama i dr.) obavlja se u Uredu računovodstva.
Pošta se zaprima tijekom trajanja radnog vremena, a prima je zaposlenik kojeg odredi ravnateljica Knjižnice.
Članak 5.
Zaprimanje pošte obavlja se neposrednom predajom, poštom ili poštanskim pretincem.
Zaposlenik ovlašten za zaprimanje pošte dužan je potvrditi prijem pošiljke stavljajući otisak prijemnog štambilja ili preko potpisa u dostavnoj knjizi, dostavnici, povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima (osim ako je prijem potvrđen u dostavnoj knjizi).
Zaprimanje pošte preko poštanske službe ili podizanje iz poštanskog pretinca obavlja se po važećim poštanskim propisima.
b.) Otvaranje pošte
Članak 6.
Poštu otvara zaposlenik prema uputi o načinu otvaranja pošte koju donosi ravnateljica Knjižnice.
Članak 7.
U slučaju kada datum predaje pošti može biti važan za računanje rokova uz zaprimljenu pošiljku treba priložiti omotnicu.
Članak 8.
Ako su omotnice primljenih pošiljaka oštećene, a postoji sumnja o neovlaštenom otvaranju, prije otvaranja treba sačiniti zapisnik u prisustvu ravnateljice Knjižnice te utvrditi vrstu i obim oštećenja i da li što nedostaje u primljenoj pošiljci.
c.) Raspoređivanje pošte
Članak 9.
Zaprimljenu poštu otvara, pregledava i raspoređuje ovlašteni zaposlenik te na svaki primljeni akt, koji će se upisati u osnovnu evidenciju urudžbenog zapisnika, stavlja otisak prijemnog štambilja.
Otisak prijemnog štambilja stavlja se po pravilu u gornjem desnom uglu prve strane.
U otisak prijemnog štambilja upisuje se sljedeće:
– u rubriku “primljeno”, datum kada je akt zaprimljen;
– u rubriku “broj”, broj osnovne evidencije urudžbenog zapisnika;
– u rubriku “prilog”, ukupan broj zaprimljenih priloga;
– ostale oznake na aktima (veza brojeva i sl.) bilježi se pored otiska prijemnog štambilja.
IV. UPISIVANJE AKATA U OSNOVNU EVIDENCIJU
Članak 10.
Zaprimljeni i raspoređeni akti upisuju se u osnovnu evidenciju i dostavljaju u rad istog dana kada su primljeni i pod istim datumom.
Članak 11.
Osnovna evidencija akata je urudžbeni zapisnik.
Evidencija akata iz stavka 1 sadrži sljedeće rubrike u koje se upisuje:
1. osnovni broj upisa,
2. sadržaj predmeta ili ime podnositelja,
3. datum prijema, odnosno izdavanja,
4. oznaku kome se predmet upućuje,
5. “ARHIV” ako je predmet interni.
V. ELEKTRONIČKI DOKUMENTI
Članak 12.
Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije
dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.
Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim
dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka.
Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.
Članak 13.
Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvorskog hardverskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).
Članak 14.
Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka.
Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.
Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i
struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.
Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.
Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.
Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava
najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij obavlja se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.
VI. URUDŽBENI ZAPISNIK
Članak 15.
Urudžbeni zapisnik se vodi po sistemu osnovnih brojeva i podbrojeva.
Osnovnim brojem, tj. rednim brojem urudžbenog zapisnika, označava se predmet svakog primljenog ili internog akta kada se prvi put upisuje u urudžbeni zapisnik.
Osnovni broj predmeta se u tijeku godine, po pravilu, ne mijenja.
Podbrojevima, tj. rednim brojevima označava se svaki naknadno primljeni akt u vezi s jednim brojem tj. predmetom označenim osnovnim brojem.
Članak 16.
Upisivanje podataka u urudžbeni zapisnik vodi se preko elektronske baze podataka:
– u rubriku 1 upisuje se osnovni broj urudžbenog zapisnika;
– u rubriku 2 upisuje se kratak sadržaj predmeta;
– u rubriku 3 upisuje se podbroj;
– u rubriku 4 upisuje se datum prijema pošiljke;
– u rubriku 5 upisuje se naziv i sjedište pošiljatelja;
– u rubriku 6 upisuje se broj primljenog dopisa i datum;
– u rubriku 7 upisuje se kome se predmet uručuje u rad.
Svi kasnije primljeni akti koji se odnose na isti premet upisuju se pod istim osnovnim brojem s dodavanjem podbrojeva.
VII. DOSTAVLJANJE AKATA U RAD I NJIHOVA ADMINISTRATIVNO-STRUČNA OBRADA
Članak 17.
Dostavljanje akata obavlja se preko urudžbenog zapisnika.
Dostavljanje računa (faktura) u rad obavlja se preko knjige upisa koja istovremeno predstavlja
evidenciju te vrste akata.
Članak 18.
Svaki službeni dopis sastoji se od:
Zaglavlja u gornjem lijevom uglu – puni naziv Knjižnice s adresom, broj službenog dopisa s
klasifikacijskom oznakom te datum,
Adresa primatelja – pun naziv i sjedište primatelja;
Broj i datum primljenog dopisa na koji se odgovara;
Tekst koji mora biti jasan, sažet i ispisan pomoću pisača;
Potpis ovlaštene osobe uz koji se stavlja otisak službenog pečata – s desne strane teksta;
Prilozi koji se dostavljaju uz službeni dopis navode se – s lijeve strane teksta;
Službeni dopis – piše se u tri primjerka od kojih se jedan šalje primatelju, jedan ostaje osobi koja šalje dopis, a jedan ostaje u Upravi Knjižnice.
Članak 19.
Svaki akt kojim počinje novi predmet, treba po upisu uložiti u poseban omot. Na omotu se upisuje broj, godina, oznaka Knjižnice, a ispod toga kratak sadržaj predmeta, kao i popis priloga.
Akt istog predmeta treba ulagati u omot po datumima prijema odnosno rješavanja tako da se akt s najnovijim datumom nalazi na vrhu.
VIII. VRAĆANJE RIJEŠENIH PREDMETA KNJIŽNICI I OTPREMANJE POŠTE
Članak 20.
Svi predmeti koje treba otpremiti vraćaju se preko urudžbenog zapisnika.
Svi riješeni predmeti u odjelima Knjižnice trebaju se predati arhivi u roku od 8 dana.
Zaposlenik zadužen za arhiviranje predmeta provjerava da li je osoba zadužena za predmet vratila potpun predmet.
Članak 21.
Na svakom službenom predmetu po kojem je postupak završen, prije nego se preda arhivi, zaposlenik pored oznake “a/a” upisuje rok čuvanja predmeta na osnovi popisa arhivskog i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja i potpisuje se.
Članak 22.
Otpremanje pošte obavljaju zaposlenici Knjižnice.
Članak 23.
Omotnica u kojoj se otpremaju službeni akti sadržava u gornjem lijevom uglu naslovne strane otisak štambilja Knjižnice.
Naziv i adresa primatelja pošiljke ispisuje se pisaćim strojem, pisačem ili čitko rukom.
Članak 24.
Vrijednosne pošiljke, sudski akti te dopisi upućeni izvan Knjižnice otpremaju se obavezno
preporučeno.
Članak 25.
Iznimno, akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti odjelima Knjižnice ili trećim osobama upisuju se u urudžbeni zapisnik i otpremaju preko zaposlenika Knjižnice ili drugom dostavnom službom.
IX. ARHIVIRANJE I ČUVANJE PREDMETA
Članak 26.
U arhivskom poslovanju navedeni pojmovi imaju sljedeće značenje:
REGISTRATURNO GRADIVO čine spisi, fotografski i fonografski snimci i na drugi način
sastavljeni zapisi i dokumenti, knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisi i dokumenti primljeni i nastali u radu Knjižnice, neovisno o mediju;
ARHIVSKO GRADIVO je sav izvorni i reproducirani materijal (pisani, crtani, tiskani, snimljeni ili na drugi način zabilježeni) dokumentarni materijal značajan za kulturne, znanstvene i opće društvene potrebe nastao tijekom rada Knjižnice;
ODABIRANJE ARHIVSKOG GRADIVA I IZLUČIVANJE BEZVRIJEDNOG
REGISTRATURNOG GRADIVA je postupak kojim se arhivsko gradivo odabire iz registraturnog gradiva uz izlučivanje onih dijelova registraturnog gradiva kojem je prestala važnost za tekući rad i koji nema svojstvo arhivskog gradiva;
BEZVRIJEDNO REGISTRATURNO GRADIVO je registraturno gradivo kojem je prestala važnost za tekući rad, a nije ocijenjena kao arhivska građa;
POPIS ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA je sastavni dio Pravilnika i sadrži popis svih kategorija arhivskog i registraturnog gradiva nastalog u Knjižnici i njihove rokove čuvanja. Na osnovi ovog popisa obavlja se odabiranje arhivskog gradiva (kategorije koje imaju rok čuvanja trajno) ili izlučivanje bezvrijednog registraturnog gradiva (kategorija s operativnim rokovima). Ukoliko se tokom godine jave nove vrste predmeta koje nisu obuhvaćene popisom s rokovima čuvanja obavlja se izmjena i dopuna postojećeg popisa.
ARHIVSKA KNJIGA je evidencija koja sadrži popis cjelokupnog arhivskog i registraturnog gradiva (inventarni pregled) nastalog u radu Knjižnice.
ZBIRNA EVIDENCIJA GRADIVA je popis jedinica cjelokupnog gradiva u posjedu knjižnice, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim cjelinama.
ODGOVORNA OSOBA ZA PISMOHRANU je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takove ovlasti prenese ravnatelj Knjižnice.
ZADUŽENA OSOBA ZA PISMOHRANU je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane
Članak 27.
Čuvanje arhivskog i registraturnog gradiva provodi se u Upravi Knjižnice te po odjelima Knjižnice.
Članak 28.
Registraturno i arhivsko gradivo čuva se i smješta na police ili ormare u odgovarajućoj prostoriji.
Na tehničkim jedinicama ispisuju se sljedeći podaci: naziv Knjižnice, naziv odjela Knjižnice, godina nastanka materijala, vrsta materijala, oznaka arhiviranja, raspon brojeva predmeta u omotu, redni broj pod kojim je tehnička jedinica upisana u arhivsku knjigu.
Članak 29.
Odgovorna osoba za organiziranje čuvanja arhivskog i registraturnog gradiva te primjenu odredbi ovog Pravilnika je ravnateljica.
Za arhiviranje, čuvanje i izlučivanje arhivskog i registraturnog gradiva zadužena je ravnateljica.
Članak 30.
U Upravi Knjižnice se čuva registraturno gradivo koje se po isteku roka čuvanja izlučuje i uništava te arhivsko gradivo koje se predaje Državnom arhivu Rijeci.
Članak 31.
Arhivski predmeti daju se na privremeno korištenje pojedinim odjelima Knjižnice uz potvrdu (revers), koja se popunjava u dva primjerka.
Jedan primjerak potvrde čuva se u Upravi Knjižnice, a drugi dobiva korisnik predmeta.
X. EVIDENTIRANJE REGISTRATURNOG I ARHIVSKOG GRADIVA
Članak 32.
Arhivsko i registraturno gradivo se u arhivu razvrstava po vrstama gradiva, vremenu nastanka i rokovima čuvanja te se evidentira na odgovarajući način u arhivskoj knjizi te zbirnoj evidenciji gradiva.
Članak 33.
Upisivanje u arhivsku knjigu obavlja se na sljedeći način:
1. u rubriku “redni broj” upisuju se brojevi istovrsne registraturne građe nastalog tijekom jedne godine, bez obzira na broj dokumentacijske zbirke. Redni brojevi se nastavljaju u arhivskoj knjizi kontinuirano iz godine u godinu. Dokumentacijske zbirke obilježavaju se rednim brojevima pod kojim su upisane u arhivskoj knjizi;
2. u rubriku “datum upisa” upisuje se dan, mjesec i godina upisa arhivskog i registraturnog
gradiva. Arhivsko i registraturno gradivo iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu
najkasnije do 30. travnja sljedeće godine;
3. u rubriku “godina nastanka” upisuje se godina, odnosno razdoblje u kojem je registraturna
građa nastala. Za registraturnu građu koja obuhvaća podatke iz više godina upisuje se početna
godina;
4. u rubrici “sadržaj” upisuje se kratak sadržaj registraturne građe i klasifikacijska oznaka;
5. u rubrici “ukupno” upisuje se ukupan broj tehničkih jedinica istovremenog registraturnog
gradiva izraženih u dužnim metrima;
6. u rubriku “prostorije i police ” upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici, ormaru je
smješteno registraturno gradivo kao i sve promjene u vezi smještaja;
7. u rubriku “primjedba” upisuje se broj rješenja o izlučivanju ili primopredaji arhivskog gradiva Državnom arhivu u Rijeci.
Ovlašteni zaposlenik je dužan popis arhivskog gradiva zaštititi od neovlaštenog pristupa, gubitka, uništenja i oštećenja. Ako se popis vodi računalno, imatelj je dužan osigurati podatke od neovlaštenog upisivanja, mijenjanja i brisanja i jednu kopiju čuvati na sigurnom mjestu.
Članak 34.
Popis gradiva, odnosno zbirna evidencija strukturiranog gradiva, koja sadrži popis gradiva u pismohrani i ustanovi, dostavlja se Državnom arhivu u Rijeci jednom godišnje ili se evidencije vode putem Nacionalnog arhivskog sustava.
XI. ODABIRANJE ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANJE BEZVRIJEDNE
REGISTRATURNE GRAĐE
Članak 35.
Odabiranje vrijednog gradiva za čuvanje i izlučivanje bezvrijednog registraturnog gradiva obavlja se na temelju popisa gradiva s rokovima čuvanja.
Članak 36.
Odabiranje arhivskog odnosno izlučivanje bezvrijednog registraturnog gradiva obavlja se svake kalendarske godine, a najduže pet godina od posljednjeg provedenog postupka.
Članak 37.
Postupak za izlučivanje bezvrijednog registraturnog gradiva pokreće ravnateljica.
Prijedlog za pokretanje postupka izlučivanja gradiva treba sadržavati: naziv odjela Knjižnice, vrstu gradiva koja će se izlučiti, period u kojem je gradivo nastalo, dijelove dokumentacijske zbirke iz koje će se obavljati izlučivanje te količinu izraženu u dužnim metrima ili broju tehničkih jedinica.
Članak 38.
Izlučivanje bezvrijednog registraturnog gradiva koje se nalazi u arhivi obavlja povjerenstvo.
Povjerenstvo je sastavljeno od tri člana, koju imenuje ravnateljica.
Popis gradiva predloženog za uništenje potpisan od članova povjerenstva dostavlja se na odobrenje Državnom arhivu u Rijeci, koji će rješenjem odlučiti da se izlučivanju može pristupiti ili će prijedlog odbiti ili će se zahtjev rješiti djelomično.
Članak 39.
Po dobivenom odobrenju Državnog arhiva u Rijeci bezvrijedno registraturno gradivo se izlučuje te se u skladu s odobrenjem, pod nadzorom člana povjerenstva, predaje u industrijsku preradu.
Knjižnica dostavlja nadležnom arhivu službenu zabilješku koja sadrži podatke o datumu uništenja, načinu uništenja i mjestu uništenja.
XII. PREDAJA DRŽAVOM ARHIVU
Članak 40.
Predaja arhivskog gradiva Državnom arhivu u Rijeci obavlja se sukladno Pravilniku o predaji
arhivskog gradiva arhivima.
XIII. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 41.
Knjižnica je obvezna čuvati i održavati arhivsko i registraturno gradivo u skladu sa važećim
propisima i napucima Državnog arhiva u Rijeci.
Članak 42.
Knjižnica je dužna obavijestiti Državni arhiv u Rijeci o svim pravnim i fizičkim promjenama
nastalim u svezi s arhivskim i registraturnim gradivom.
Članak 43.
Prilikom prestanka radnog odnosa ili kadrovskih promjena ovlaštenih zaposlenika za arhivu
primopredaja dužnosti obavlja se zapisnički.
Članak 44.
Izmjene i dopune ovog Pravilnika donose se na isti način kao i za Pravilnik.
Članak 45.
Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskog i registraturnoga gradiva.
Članak 46.
Ovaj Pravilnik objavljuje se na oglasnoj ploči Knjižnice i stupa na snagu po dobivenoj suglasnosti Državnog arhiva u Rijeci.
PRILOG:
POSEBNA LISTA ZA ČUVANJE I IZLUČIVANJE REGISTRATURNOG I ARHIVSKOG GRADIVA
RED.BROJ. NAZIV PREDMETA ILI AKTA ROK ČUVANJA OBLIK NA KOJEM SE ČUVA ZAPISNIK PRAVNA OSNOVA ČUVANJA
1. Osnivanje i statusne promjene trajno izvornik Zakon o ustanovama
2. Registracija kod nadležnog suda trajno izvornik Posebni popis-POP
3. Imenovanje odgovornih osoba trajno izvornik POP
4. Dokumentacija o provođenju izbora Ravnatelja Knjižnice trajno izvornik POP
5. Akti koji se odnose na upravljanje imovinom trajno izvornik POP
6. Godišnja izvješća Ravnatelja trajno izvornik POP
7. Periodična izvješća o radu Knjižnice 5 godina izvornik POP
8. Statut Knjižnice trajno izvornik POP
9. Pravilnici Knjižnice trajno izvornik POP
10. Opći akti knjižnice trajno izvornik POP
11. Sporazumi i ugovori o poslovnoj suradnji trajno izvornik POP
12. Zapisnici i rješenja inspekcija trajno izvornik POP
13. Sudski postupci 5 godina izvornik POP
14. Zamolbe, podnesci, prijedlozi 3 godine izvornik POP
15. Spisi u vlasništvu ustanove trajno izvornik POP
16. Potvrde, uvjerenja i sl. 3 godine izvornik POP
17. Opći spisi 3 godine izvornik POP
18. Urudžbeni zapisnik trajno izvornik Uredba
19. Registar trajno izvornik Uredba
20. Arhivska knjiga trajno izvornik Uredba
21. Periodički stat. izvještaji 3 godine izvornik POP
22. Spisi vezani za zaštitu na radu trajno Izvornik
23. Planovi zaštite na radu i protupožarne zaštite trajno Izvornik
24. Dokumentacije o osiguranju imovine 5 godina Izvornik
25. Pomoćne i priručne evidencije 2 godine Izvornik
26. Evidencija o korištenju radnog vremena 2 godine izvornik
27. Dopisi internog karaktera 2 godine izvornik
28. Evidencija o radnicima trajno izvornik Zakon o radnicima
29. Dosje radnika s pripadajućim prilozima 50 godina izvornik Zakon o radnicima
30. Evidencija ugovora o radu 50 godina izvornik POP
31. Evidencije o nazočnosti na poslu 3 godine izvornik POP
32. Prijave zavodu za zapošljavanje 3 godine izvornik POP
33. Prijave na natječaj za zapošljavanje 3 godine izvornik POP
34. Obavijest kandidatima o rezultatima izbora 3 godine izvornik POP
35. Prijave na natječaju Ministarstvu kulture 5 godina izvornik POP
36. Završni računi Trajno Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
37. Platne liste Trajno Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
38. Kartoni OD Trajno Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
39. Porezne kartice Trajno Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
40. M4 obrasci trajno Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
41. Glavna knjiga 11 godina Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
42. Dnevnik fin. knjigovodstva 11 godina Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
43. Dnevnik mat. Knjigovodstva
11 godina Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
44. Analitika dobavljači-kupci 11 godina Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
45. Izvodi banaka-domaći 11 godina Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
46. Temeljnice s prilozima 7 godina Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
47. Blagajna 7 godina Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
48. Ulazne i izlazne fakture 11 godina Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
49. Tipski ugovori, po okončanju 5 godina Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
50. Autorski ugovori, po okončanju 10 godina Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
51. Putni nalozi 7 godina Izvornik/CD Pravilnik om pror. računovodstvu i rač.planu
52. Evidencija trajne imovine Trajno Izvornik/CD POP
53. Dokumentacija o tekućem investicijskom održavanju 10 godina izvornik POP
54. Odluke o investicijama Trajno izvornik POP
55. Dokumentacija o provođenju natječaja za ustupanje radova na investicijama 4 godine izvornik POP
56. Ugovori o izvođenju radova trajno izvornik POP
57. Primopredaja radova trajno izvornik POP
58. Elektronički, video i audio zapisi o poslovanju Knjižnice Trajno izvornik POP
59. Baza podataka s pripadajućim softwerom trajno izvornik
Pravilnik je dobio suglasnost Državnog arhiva u Rijeci-KL-034-04/17-01/04, UR.BR-2170-53-04-17-02, 6. veljače 2017. godine.
Ur.broj: 2125-9-1/21
Senj, 10.2.2021.
ravnateljica Gradske knjižnice Senj
Ana Prpić Rogić, prof. i dipl. bibl.