PRAVILNIK O PRIKUPLJANJU, OBRADI I KORIŠTENJU, TE ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA FIZIČKIH OSOBA
Temeljem Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka i Uredbe (EU) 2016/679 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka, a u skladu s Odlukom o implementaciji Opće uredbe i Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka , Gradska Knjižnica Senj , Trg Cilnica 11, 53270 Senj uz prethodnu suglasnost Gradonačelnika (KL: 612-04/21-01/02, URBR: 2125-03/02-21-02, 23.ožujka 2021.g) donosi:
PRAVILNIK
O PRIKUPLJANJU, OBRADI I KORIŠTENJU, TE ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA FIZIČKIH OSOBA
Čl. 1
Gradska Knjižnica Senj , Trg Cilnica 11, 53270 Senj a (u daljnjem tekstu :Gradska Knjižnica Senj) temeljem Temeljem Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka i Uredbe (EU) 2016/679 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 27. travnja 2016.je Voditelj obrade (Gradska Knjižnica Senj) osobnih podataka, te je dužan nadzirati prikupljanje, obradu, korištenje i zaštitu osobnih podataka svih fizičkih osoba čije podatke uzima i koristi.
Čl.2
Temeljem Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka i Uredbe (EU) 2016/679 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 27. travnja 2016, Gradska Knjižnica Senj vodi EVIDECIJE O AKTIVNOSTIMA OBRADE za koje je odgovoran. Ta evidencija sadržava sve sljedeće informacije:
a) Ime i kontaktne podatke voditelja obrade
b) Službenika za zaštitu podataka
c) Opis kategorije ispitanika
d) Kategoriju osobnih podataka
e) Kategoriju primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, uključujući primatelje u trećim zemljama ili međunarodne organizacije
f) Rokove brisanja različitih kategorija podataka
g) Opis tehničkih i organizacijskih mjera
Voditelj obrade (Gradska Knjižnica Senj) vodi EVIDENCIJE O AKTIVNOSTIMA OBRADE (Članak 30) Uredbe (EU) 2016/679 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 27. travnja 2016
• Evidencija autorskih honorara i ugovoru o djelu
• Evidencija dužnika ili pružatelja usluga
• Evidencija kandidata za zapošljavanje
• Evidencija korisnika usluga rada na računalima
• Evidencija o osobama na stručnom osposobljavanju bez zasnivanja radnog odnosa
• Evidencija o osposobljenosti za početno gašenje požara
• Evidencija o osposobljenosti za pružanje prve pomoći
• Evidencija o zaposlenim radnicima-kadrovska
• Evidencija obračuna plaća
• Evidencija osobnih podataka članova knjižnice
• Evidencija osobnih podataka polaznika radionica
• Evidencija osobnih podataka raznih ugovora
• Evidencija osposobljenosti radnika za rad na siguran način
• Evidencija podnositelja zahtjeva temeljem Zakona o pravu na pristup informacijama
• Evidencija pohađanje edukacije,radionica i osposobljavanja u prostoru knjižnice
• Evidencija polaznika pričaonica
• Evidencija putnih naloga
• Evidencija radnog vremena zaposlenika
Evidencije podataka moguće je dodavati, mijenjati i brisati ovisno o potrebama poslovanja.
Čl.3
Naziv voditelja obrade – Evidencija o aktivnostima obrade i njegovo sjedište, odnosno adresa
Gradska Knjižnica Senj , Trg Cilnica 11, 53270 Senj
Čl.4
Svrha obrade
Osobni podaci prikupljaju se u svrhu izvršavanja zakonskih obveza Gradske Knjižnice Senj , te radi ispunjenja obveza od javnog interesa (javnih ovlasti definirane STATUTOM ORGANIZACIJE).
Čl.5
Pravni temelj uspostave evidencije o aktivnostima obrade:
Pravni temelj za uspostavu evidencija o aktivnostima obrade osobnih podataka proizlazi iz zakona.
Čl. 6
Način prikupljanja i čuvanja podataka
Osobni podaci smiju se prikupljati i dalje obrađivati ukoliko je zadovoljeno načelo:
a) Zakonito, pošteno, transparentno obrađivani s obzirom na ispitanika
b) Prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama; daljnja obrada u svrhe arhiviranja u javnom interesu
c) Primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju
d) Točni i prema potrebi ažurirani
e) Čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju; osobni podaci mogu se pohraniti na dulja razdoblja ako će se osobni podaci obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog i povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe u skladu s člankom 89. Stavkom 1., što podliježe provedbi primjerenih tehničkih i organizacijskih mjera propisanih Uredbom radi zaštite prava i sloboda ispitanika.
f) Obrađivanje na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene i nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera
g) Voditelj obrade (Gradska Knjižnica Senj) je odgovoran za usklađenost
Čl.7
Zakonitost obrade
• Obrada je zakonita samo ako i u onoj mjeri ako ispunjava najmanje jedno od sljedećeg:
a) Ispitanik je dao privolu za obradu svojih podataka u jednu ili više posebnih svrha
b) Obrada je nužna za izvršenje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora
c) Obrada je nužna radi poštivanja pravnih obveza voditelja obrade
d) Obrada je nužna kako bi se zaštitili interesi ispitanika ili druge fizičke osobe
e) Obrada je nužna za izvršenje zadaća od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade
f) Obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.
Čl. 8
Pravo ispitanika na pristup
Ispitanik ima pravo dobiti od voditelja obrade (Gradska Knjižnica Senj) potvrdu obrađuju li se osobni podaci koji se odnose na njega te ako se takvi osobni podaci obrađuju, pristup osobnim podacima i sljedeće informacije:
a) Svrsi obrade
b) Kategorijama osobnih podataka o kojima je riječ
c) Primateljima ili kategorijama primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će biti otkriveni, osobito primateljima u trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama
d) Ako je to moguće, predviđenom razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni ili to nije moguće kriterijima korištenja za utvrđivanje tog razdoblja
e) Postojanju prava da se voditelj obrade zadrži ispravak ili brisanje osobnih podataka ili ograničenje obrade osobnih podataka koji se odnose na ispitanika ili prava na prigovor na takvu obradu
f) Pravu na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu
g) Ako se osobni podaci ne prikupljaju od ispitanika, svakoj dostupnoj informaciji o njihovu izvoru
Ako se osobni podaci prenose u treće zemlju ili međunarodnu organizaciju, ispitanik ima pravo biti informiran o odgovarajućim zaštitnim mjerama koje se odnose na prijenos. Voditelj obrade (Gradska Knjižnica Senj) osigurava kopiju osobnih podataka koji se obrađuju. Za sve dodatne kopije koje zatraži ispitanik voditelj obrade može naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova. Ako ispitanik podnese zahtjev elektroničkim putem te osim ako ispitanik zatraži drugačije, informacije se pružaju u uobičajenom elektroničkom obliku. Pravo na dobivanje kopije ne smije negativno utjecati na prava i slobode drugih.
.
Čl. 9
Pravo na ispravak
Ispitanik ima pravo bez nepotrebnog odgađanja ishoditi od voditelja obrade (Gradska Knjižnica Senj) ispravak netočnih podataka koji se na njega odnose. Uzimajući u obzir svrhe obrade, ispitanik ima pravo dopuniti nepotpune osobne podatke, među ostalim i davanje dodatne izjave.
Čl. 10
Gradska Knjižnica Senj je dužna najkasnije u roku od 14 dana od podnošenja zahtjeva, svakom ispitaniku na njegov zahtjev, odnosno njegovih zakonskih zastupnika ili punomoćnika:
– dostaviti potvrdu o tome da li se osobni podaci koji se odnose na njega obrađuju ili ne,
– omogućiti uvid u evidenciju osobnih podataka te uvid u osobne podatke sadržane u
Evidenciji osobnih podataka koji se odnose na njega te njihovo prepisivanje,
– dostaviti izvatke, potvrde ili ispise osobnih podataka sadržanih u evidenciji osobnih podataka koji se na njega odnose, a koji moraju sadržavati i naznaku svrhe i pravnog temelja prikupljanja, obrade i korištenja tih podataka,
– dostaviti ispis podataka o tome tko je i za koje svrhe i po kojem pravnom temelju dobio na korištenje osobne podatke koji se odnose na njega.
Čl. 11
Pravo na brisanje („pravo na zaborav)
Ispitanik ima pravo od voditelja obrade (Gradska Knjižnica Senj) ishoditi brisanje osobnih podataka koji se na njega odnose bez nepotrebnog odgađanja te voditelj obrade ima obvezu obrisati osobne podatke bez nepotrebnog odgađanja ako je ispunjen jedan od sljedeći uvjeta:
a) Osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili na drugi način obrađeni
b) Ispitanik povuče privolu na kojoj se obrada temelji
c) Ispitanik uloži prigovor na obradu prema UREBI (EU) 2017/679 člankom 21. stavkom 1 te ne postaje jači legitimni razlozi za obradu ili ispitanik uloži prigovor na obradu u s kladu s člankom 21. stavkom 2.
d) Osobni podaci nezakonito su obrađeni
e) Osobni podaci moraju se brisati radi poštivanja pravne obveze iz prava Unije ili prava države RH
f) Osobni podaci prikupljeni su u vezi s ponudom usluga informacijskog društva
Ako je voditelj obrade (Gradska Knjižnica Senj) javno objavio osobne podatke dužan je obrisati te osobne podatke, uzimajući u obzir dostupnu tehnologiju i trošak provedbe, voditelj obrade (Gradska Knjižnica Senj) poduzima razumne mjere, uključujući tehničke mjere kako bi informirao voditelje obrade koji obrađuju osobne podatke da je ispitanik zatražio od tih voditelja obrade da izbrišu sve poveznice od njih ili kopiju ili rekonstrukciju tih osobnih podataka.
Zahtjev se podnosi usmeno, pismeno poštom i elektronskim putem.
Ispitanik koji smatra da mu je povrijeđeno neko pravo zajamčeno Temeljem Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka i Uredbe (EU) 2016/679 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka ima pravo podnijeti zahtjev za utvrđivanje povrede prava.
Čl. 12
Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja i bit će objavljen na oglasnoj ploči Gradske Knjižnice Senj.
Mjesto: Senj, 12.travnja 2021.
Broj: 2125-19-3/21
Ravnateljica Gradske knjižnice Senj
Ana Prpić Rogić, prof. i dipl.bibl.