Na temelju Odluke Gradona\u010delnika Grada Senja KL:612-04\/20-01\/04,UR.BROJ:2125-03\/02-21-02_ravnateljica Gradske knji\u017enice Senj dana 10.velja\u010de 2021.g donijela je<\/p>\n
PRO\u010cI\u0160\u0106ENI TEKST
\nPravilnika
\no uredskom i arhivskom poslovanju<\/p>\n
Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105\/97, 64\/00), temeljem \u010dlanka 11. stavak 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlu\u010divanja arhivskog gradiva (NN 90\/02) te temeljem \u010dlanka 17. stavka 1 Pravilnika o za\u0161titi i \u010duvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63\/04), 106\/2007) te \u010dlanka 15. Statuta Gradske knji\u017enice Senj (URBROJ-2125-27-3\/19 Senj, 28.lipnja 2019.) ravnateljica Gradske knji\u017enice Senj uz prethodnu suglasnost Gradona\u010delnika u svojstvu Osniva\u010da ustanove donosi <\/p>\n
PRAVILNIK O UREDSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU<\/p>\n
I. OP\u0106E ODREDBE<\/p>\n
\u010clanak 1.
\nOvim Pravilnikom o uredskom i arhivskom poslovanju (u nastavku teksta: Pravilnik) utvr\u0111uje se na\u010din uredskog poslovanja te organizacija i na\u010din evidencije, \u010duvanja i kori\u0161tenja registraturnog i arhivskog gradiva Gradske knji\u017enice Senj (u nastavku teksta: Knji\u017enica).
\nDjelatnost iz stavka 1. ovog \u010dlanka posebno obuhva\u0107a: primanje i pregledavanje, evidentiranje i ozna\u010davanje akata i predmeta u radu, administrativno-tehni\u010dko obra\u0111ivanje predmeta, otpremanje po\u0161te, klasifikaciju i arhiviranje, izlu\u010divanje bezvrijednog registraturnog gradiva te predaju arhivskog gradiva Dr\u017eavnom arhivu u Rijeci.<\/p>\n
II. UREDSKO POSLOVANJE<\/p>\n
\u010clanak 2.
\nU uredskom poslovanju navedeni pojmovi imaju sljede\u0107e zna\u010denje:
\nAKT (slu\u017ebeni dopis) je svako pismeno kojim se pokre\u0107e, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavr\u0161ava neka slu\u017ebena djelatnost;
\nPRILOG je pismeno ( dokument, tablica, grafikon, crte\u017e i sl.) ili fizi\u010dki predmet koji se prila\u017ee uz akt radi dopunjavanja, obja\u0161njenja ili dokazivanja sadr\u017eaja akta;
\nPREDMET je skup svih akata koji se odnose na istu materiju u jednom postupanju i \u010dine posebnu cjelinu;
\nDOSJE je skup vi\u0161e predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fizi\u010dku osobu;
\nARHIVSKA KUTIJA sadr\u017ei skup vi\u0161e predmeta ili dosjea koji se poslije zavr\u0161enog postupka \u010duvaju slo\u017eeni u istoj tehni\u010dkoj jedinici.<\/p>\n
\u010clanak 3.
\nUredsko poslovanje sastoji se od: prijema, otvaranja, pregledavanja, raspore\u0111ivanja, evidentiranja, zdru\u017eivanja akata, dostavljanja akata odgovaraju\u0107im jedinicama, otpremanja po\u0161te, odabiranja i izlu\u010divanja akata te njihovog odlaganja u Pismohrani (arhiviranje i \u010duvanje).<\/p>\n
III. ZAPRIMANJE, PREGLEDAVANJE I RASPORE\u0110IVANJE PO\u0160TE<\/p>\n
1. Zaprimanje i otvaranje po\u0161te
\na.) Zaprimanje po\u0161te<\/p>\n
\u010clanak 4.
\nZaprimanje po\u0161te (akata, podnesaka, paketa, nov\u010danih pisama, telegrama i dr.) obavlja se u Uredu ra\u010dunovodstva.
\nPo\u0161ta se zaprima tijekom trajanja radnog vremena, a prima je zaposlenik kojeg odredi ravnateljica Knji\u017enice.
\n\u010clanak 5.
\nZaprimanje po\u0161te obavlja se neposrednom predajom, po\u0161tom ili po\u0161tanskim pretincem.
\nZaposlenik ovla\u0161ten za zaprimanje po\u0161te du\u017ean je potvrditi prijem po\u0161iljke stavljaju\u0107i otisak prijemnog \u0161tambilja ili preko potpisa u dostavnoj knjizi, dostavnici, povratnici ili na kopiji akta \u010diji se original prima (osim ako je prijem potvr\u0111en u dostavnoj knjizi).
\nZaprimanje po\u0161te preko po\u0161tanske slu\u017ebe ili podizanje iz po\u0161tanskog pretinca obavlja se po va\u017ee\u0107im po\u0161tanskim propisima.<\/p>\n
b.) Otvaranje po\u0161te
\n\u010clanak 6.
\nPo\u0161tu otvara zaposlenik prema uputi o na\u010dinu otvaranja po\u0161te koju donosi ravnateljica Knji\u017enice.
\n\u010clanak 7.
\nU slu\u010daju kada datum predaje po\u0161ti mo\u017ee biti va\u017ean za ra\u010dunanje rokova uz zaprimljenu po\u0161iljku treba prilo\u017eiti omotnicu.
\n\u010clanak 8.
\nAko su omotnice primljenih po\u0161iljaka o\u0161te\u0107ene, a postoji sumnja o neovla\u0161tenom otvaranju, prije otvaranja treba sa\u010diniti zapisnik u prisustvu ravnateljice Knji\u017enice te utvrditi vrstu i obim o\u0161te\u0107enja i da li \u0161to nedostaje u primljenoj po\u0161iljci.<\/p>\n
c.) Raspore\u0111ivanje po\u0161te
\n\u010clanak 9.
\nZaprimljenu po\u0161tu otvara, pregledava i raspore\u0111uje ovla\u0161teni zaposlenik te na svaki primljeni akt, koji \u0107e se upisati u osnovnu evidenciju urud\u017ebenog zapisnika, stavlja otisak prijemnog \u0161tambilja.
\nOtisak prijemnog \u0161tambilja stavlja se po pravilu u gornjem desnom uglu prve strane.
\nU otisak prijemnog \u0161tambilja upisuje se sljede\u0107e:
\n– u rubriku “primljeno”, datum kada je akt zaprimljen;
\n– u rubriku “broj”, broj osnovne evidencije urud\u017ebenog zapisnika;
\n– u rubriku “prilog”, ukupan broj zaprimljenih priloga;
\n– ostale oznake na aktima (veza brojeva i sl.) bilje\u017ei se pored otiska prijemnog \u0161tambilja.<\/p>\n
IV. UPISIVANJE AKATA U OSNOVNU EVIDENCIJU<\/p>\n
\u010clanak 10.
\nZaprimljeni i raspore\u0111eni akti upisuju se u osnovnu evidenciju i dostavljaju u rad istog dana kada su primljeni i pod istim datumom.
\n\u010clanak 11.
\nOsnovna evidencija akata je urud\u017ebeni zapisnik.
\nEvidencija akata iz stavka 1 sadr\u017ei sljede\u0107e rubrike u koje se upisuje:
\n1. osnovni broj upisa,
\n2. sadr\u017eaj predmeta ili ime podnositelja,
\n3. datum prijema, odnosno izdavanja,
\n4. oznaku kome se predmet upu\u0107uje,
\n5. “ARHIV” ako je predmet interni.<\/p>\n
V. ELEKTRONI\u010cKI DOKUMENTI<\/p>\n
\u010clanak 12.
\nDokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroni\u010dkom obliku, baze podataka, elektroni\u010dke kopije
\ndokumenata i drugi elektroni\u010dki zapisi nastali u poslovanju \u010duvaju se na na\u010din koji ih osigurava od neovla\u0161tenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno va\u017ee\u0107im standardima te dobroj praksi upravljanja i za\u0161tite informacijskih sustava.
\nZa svaki ra\u010dunalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroni\u010dkim
\ndokumentima i drugim elektroni\u010dkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za za\u0161titu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i u\u010destalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slu\u010daju gre\u0161ke ili gubitka podataka.
\nPostupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omogu\u0107e sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.<\/p>\n
\u010clanak 13.
\nKod uvo\u0111enja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i na\u010din kori\u0161tenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere za\u0161tite zapisa od neovla\u0161tenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predvi\u0111eni na\u010din trajne pohrane zapisa (npr. \u010duvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); na\u010din (tehnologija) na koji \u0107e se osigurati pristup podacima ako je predvi\u0111eno \u010duvanje izvan izvorskog hardverskog i softverskog okru\u017eenja; na\u010din predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija\/tehnologija za pristup podacima koja treba omogu\u0107iti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).<\/p>\n
\u010clanak 14.
\nElektroni\u010dki dokumenti i drugi elektroni\u010dki zapisi arhiviraju se i \u010duvaju u najmanje dva primjerka.
\nBarem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega mogu\u0107e obnoviti podatke i mogu\u0107nost njihova pregledavanja i kori\u0161tenja u slu\u010daju gubitka ili o\u0161te\u0107enja podataka u ra\u010dunalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.
\nPri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvr\u0111uje predmet arhiviranja, format i
\nstruktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje \u010duvaju u izvori\u0161nom informacijskom sustavu ili bri\u0161u iz njega.
\nPrije predaje arhivskih kopija na mjesto \u010duvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, \u010ditljivost i ispravnost.
\nArhivske se kopije predaju na mjesto \u010duvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i kori\u0161tenje ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i kori\u0161tenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogu\u0107uje.
\nCjelovitost, \u010ditljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroni\u010dkih zapisa redovito se provjerava
\nnajmanje jedanput godi\u0161nje. Presnimavanje na novi medij obavlja se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uo\u010dene pogre\u0161ke ili ako je primjerak arhivske kopije ne\u010ditljiv, o\u0161te\u0107en ili izgubljen.<\/p>\n
VI. URUD\u017dBENI ZAPISNIK<\/p>\n
\u010clanak 15.
\nUrud\u017ebeni zapisnik se vodi po sistemu osnovnih brojeva i podbrojeva.
\nOsnovnim brojem, tj. rednim brojem urud\u017ebenog zapisnika, ozna\u010dava se predmet svakog primljenog ili internog akta kada se prvi put upisuje u urud\u017ebeni zapisnik.
\nOsnovni broj predmeta se u tijeku godine, po pravilu, ne mijenja.
\nPodbrojevima, tj. rednim brojevima ozna\u010dava se svaki naknadno primljeni akt u vezi s jednim brojem tj. predmetom ozna\u010denim osnovnim brojem.<\/p>\n
\u010clanak 16.
\nUpisivanje podataka u urud\u017ebeni zapisnik vodi se preko elektronske baze podataka:
\n– u rubriku 1 upisuje se osnovni broj urud\u017ebenog zapisnika;
\n– u rubriku 2 upisuje se kratak sadr\u017eaj predmeta;
\n– u rubriku 3 upisuje se podbroj;
\n– u rubriku 4 upisuje se datum prijema po\u0161iljke;
\n– u rubriku 5 upisuje se naziv i sjedi\u0161te po\u0161iljatelja;
\n– u rubriku 6 upisuje se broj primljenog dopisa i datum;
\n– u rubriku 7 upisuje se kome se predmet uru\u010duje u rad.
\nSvi kasnije primljeni akti koji se odnose na isti premet upisuju se pod istim osnovnim brojem s dodavanjem podbrojeva.<\/p>\n
VII. DOSTAVLJANJE AKATA U RAD I NJIHOVA ADMINISTRATIVNO-STRU\u010cNA OBRADA<\/p>\n
\u010clanak 17.
\nDostavljanje akata obavlja se preko urud\u017ebenog zapisnika.
\nDostavljanje ra\u010duna (faktura) u rad obavlja se preko knjige upisa koja istovremeno predstavlja
\nevidenciju te vrste akata.<\/p>\n
\u010clanak 18.
\nSvaki slu\u017ebeni dopis sastoji se od:
\nZaglavlja u gornjem lijevom uglu – puni naziv Knji\u017enice s adresom, broj slu\u017ebenog dopisa s
\nklasifikacijskom oznakom te datum,
\nAdresa primatelja – pun naziv i sjedi\u0161te primatelja;
\nBroj i datum primljenog dopisa na koji se odgovara;
\nTekst koji mora biti jasan, sa\u017eet i ispisan pomo\u0107u pisa\u010da;
\nPotpis ovla\u0161tene osobe uz koji se stavlja otisak slu\u017ebenog pe\u010data – s desne strane teksta;
\nPrilozi koji se dostavljaju uz slu\u017ebeni dopis navode se – s lijeve strane teksta;
\nSlu\u017ebeni dopis \u2013 pi\u0161e se u tri primjerka od kojih se jedan \u0161alje primatelju, jedan ostaje osobi koja \u0161alje dopis, a jedan ostaje u Upravi Knji\u017enice.
\n\u010clanak 19.
\nSvaki akt kojim po\u010dinje novi predmet, treba po upisu ulo\u017eiti u poseban omot. Na omotu se upisuje broj, godina, oznaka Knji\u017enice, a ispod toga kratak sadr\u017eaj predmeta, kao i popis priloga.
\nAkt istog predmeta treba ulagati u omot po datumima prijema odnosno rje\u0161avanja tako da se akt s najnovijim datumom nalazi na vrhu.<\/p>\n
VIII. VRA\u0106ANJE RIJE\u0160ENIH PREDMETA KNJI\u017dNICI I OTPREMANJE PO\u0160TE<\/p>\n
\u010clanak 20.
\nSvi predmeti koje treba otpremiti vra\u0107aju se preko urud\u017ebenog zapisnika.
\nSvi rije\u0161eni predmeti u odjelima Knji\u017enice trebaju se predati arhivi u roku od 8 dana.
\nZaposlenik zadu\u017een za arhiviranje predmeta provjerava da li je osoba zadu\u017eena za predmet vratila potpun predmet.<\/p>\n
\u010clanak 21.
\nNa svakom slu\u017ebenom predmetu po kojem je postupak zavr\u0161en, prije nego se preda arhivi, zaposlenik pored oznake “a\/a” upisuje rok \u010duvanja predmeta na osnovi popisa arhivskog i registraturnog gradiva s rokovima \u010duvanja i potpisuje se.<\/p>\n
\u010clanak 22.
\nOtpremanje po\u0161te obavljaju zaposlenici Knji\u017enice.<\/p>\n
\u010clanak 23.
\nOmotnica u kojoj se otpremaju slu\u017ebeni akti sadr\u017eava u gornjem lijevom uglu naslovne strane otisak \u0161tambilja Knji\u017enice.
\nNaziv i adresa primatelja po\u0161iljke ispisuje se pisa\u0107im strojem, pisa\u010dem ili \u010ditko rukom.<\/p>\n
\u010clanak 24.
\nVrijednosne po\u0161iljke, sudski akti te dopisi upu\u0107eni izvan Knji\u017enice otpremaju se obavezno
\npreporu\u010deno.<\/p>\n
\u010clanak 25.
\nIznimno, akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti odjelima Knji\u017enice ili tre\u0107im osobama upisuju se u urud\u017ebeni zapisnik i otpremaju preko zaposlenika Knji\u017enice ili drugom dostavnom slu\u017ebom.<\/p>\n
IX. ARHIVIRANJE I \u010cUVANJE PREDMETA<\/p>\n
\u010clanak 26.
\nU arhivskom poslovanju navedeni pojmovi imaju sljede\u0107e zna\u010denje:
\nREGISTRATURNO GRADIVO \u010dine spisi, fotografski i fonografski snimci i na drugi na\u010din
\nsastavljeni zapisi i dokumenti, knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisi i dokumenti primljeni i nastali u radu Knji\u017enice, neovisno o mediju;
\nARHIVSKO GRADIVO je sav izvorni i reproducirani materijal (pisani, crtani, tiskani, snimljeni ili na drugi na\u010din zabilje\u017eeni) dokumentarni materijal zna\u010dajan za kulturne, znanstvene i op\u0107e dru\u0161tvene potrebe nastao tijekom rada Knji\u017enice;
\nODABIRANJE ARHIVSKOG GRADIVA I IZLU\u010cIVANJE BEZVRIJEDNOG
\nREGISTRATURNOG GRADIVA je postupak kojim se arhivsko gradivo odabire iz registraturnog gradiva uz izlu\u010divanje onih dijelova registraturnog gradiva kojem je prestala va\u017enost za teku\u0107i rad i koji nema svojstvo arhivskog gradiva;
\nBEZVRIJEDNO REGISTRATURNO GRADIVO je registraturno gradivo kojem je prestala va\u017enost za teku\u0107i rad, a nije ocijenjena kao arhivska gra\u0111a;
\nPOPIS ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA S ROKOVIMA \u010cUVANJA je sastavni dio Pravilnika i sadr\u017ei popis svih kategorija arhivskog i registraturnog gradiva nastalog u Knji\u017enici i njihove rokove \u010duvanja. Na osnovi ovog popisa obavlja se odabiranje arhivskog gradiva (kategorije koje imaju rok \u010duvanja trajno) ili izlu\u010divanje bezvrijednog registraturnog gradiva (kategorija s operativnim rokovima). Ukoliko se tokom godine jave nove vrste predmeta koje nisu obuhva\u0107ene popisom s rokovima \u010duvanja obavlja se izmjena i dopuna postoje\u0107eg popisa.
\nARHIVSKA KNJIGA je evidencija koja sadr\u017ei popis cjelokupnog arhivskog i registraturnog gradiva (inventarni pregled) nastalog u radu Knji\u017enice.
\nZBIRNA EVIDENCIJA GRADIVA je popis jedinica cjelokupnog gradiva u posjedu knji\u017enice, bez obzira na mjesto \u010duvanja, organiziran prema sadr\u017eajnim cjelinama.
\nODGOVORNA OSOBA ZA PISMOHRANU je voditelj ustrojstvene jedinice u \u010dijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takove ovlasti prenese ravnatelj Knji\u017enice.
\nZADU\u017dENA OSOBA ZA PISMOHRANU je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane<\/p>\n
\u010clanak 27.
\n\u010cuvanje arhivskog i registraturnog gradiva provodi se u Upravi Knji\u017enice te po odjelima Knji\u017enice.<\/p>\n
\u010clanak 28.
\nRegistraturno i arhivsko gradivo \u010duva se i smje\u0161ta na police ili ormare u odgovaraju\u0107oj prostoriji.
\nNa tehni\u010dkim jedinicama ispisuju se sljede\u0107i podaci: naziv Knji\u017enice, naziv odjela Knji\u017enice, godina nastanka materijala, vrsta materijala, oznaka arhiviranja, raspon brojeva predmeta u omotu, redni broj pod kojim je tehni\u010dka jedinica upisana u arhivsku knjigu.<\/p>\n
\u010clanak 29.
\nOdgovorna osoba za organiziranje \u010duvanja arhivskog i registraturnog gradiva te primjenu odredbi ovog Pravilnika je ravnateljica.
\nZa arhiviranje, \u010duvanje i izlu\u010divanje arhivskog i registraturnog gradiva zadu\u017eena je ravnateljica.<\/p>\n
\u010clanak 30.
\nU Upravi Knji\u017enice se \u010duva registraturno gradivo koje se po isteku roka \u010duvanja izlu\u010duje i uni\u0161tava te arhivsko gradivo koje se predaje Dr\u017eavnom arhivu Rijeci.
\n\u010clanak 31.
\nArhivski predmeti daju se na privremeno kori\u0161tenje pojedinim odjelima Knji\u017enice uz potvrdu (revers), koja se popunjava u dva primjerka.
\nJedan primjerak potvrde \u010duva se u Upravi Knji\u017enice, a drugi dobiva korisnik predmeta.<\/p>\n
X. EVIDENTIRANJE REGISTRATURNOG I ARHIVSKOG GRADIVA<\/p>\n
\u010clanak 32.
\nArhivsko i registraturno gradivo se u arhivu razvrstava po vrstama gradiva, vremenu nastanka i rokovima \u010duvanja te se evidentira na odgovaraju\u0107i na\u010din u arhivskoj knjizi te zbirnoj evidenciji gradiva.
\n\u010clanak 33.
\nUpisivanje u arhivsku knjigu obavlja se na sljede\u0107i na\u010din:
\n1. u rubriku “redni broj” upisuju se brojevi istovrsne registraturne gra\u0111e nastalog tijekom jedne godine, bez obzira na broj dokumentacijske zbirke. Redni brojevi se nastavljaju u arhivskoj knjizi kontinuirano iz godine u godinu. Dokumentacijske zbirke obilje\u017eavaju se rednim brojevima pod kojim su upisane u arhivskoj knjizi;
\n2. u rubriku “datum upisa” upisuje se dan, mjesec i godina upisa arhivskog i registraturnog
\ngradiva. Arhivsko i registraturno gradivo iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu
\nnajkasnije do 30. travnja sljede\u0107e godine;
\n3. u rubriku “godina nastanka” upisuje se godina, odnosno razdoblje u kojem je registraturna
\ngra\u0111a nastala. Za registraturnu gra\u0111u koja obuhva\u0107a podatke iz vi\u0161e godina upisuje se po\u010detna
\ngodina;
\n4. u rubrici “sadr\u017eaj” upisuje se kratak sadr\u017eaj registraturne gra\u0111e i klasifikacijska oznaka;
\n5. u rubrici “ukupno” upisuje se ukupan broj tehni\u010dkih jedinica istovremenog registraturnog
\ngradiva izra\u017eenih u du\u017enim metrima;
\n6. u rubriku “prostorije i police ” upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici, ormaru je
\nsmje\u0161teno registraturno gradivo kao i sve promjene u vezi smje\u0161taja;
\n7. u rubriku “primjedba” upisuje se broj rje\u0161enja o izlu\u010divanju ili primopredaji arhivskog gradiva Dr\u017eavnom arhivu u Rijeci.
\nOvla\u0161teni zaposlenik je du\u017ean popis arhivskog gradiva za\u0161tititi od neovla\u0161tenog pristupa, gubitka, uni\u0161tenja i o\u0161te\u0107enja. Ako se popis vodi ra\u010dunalno, imatelj je du\u017ean osigurati podatke od neovla\u0161tenog upisivanja, mijenjanja i brisanja i jednu kopiju \u010duvati na sigurnom mjestu.<\/p>\n
\u010clanak 34.
\nPopis gradiva, odnosno zbirna evidencija strukturiranog gradiva, koja sadr\u017ei popis gradiva u pismohrani i ustanovi, dostavlja se Dr\u017eavnom arhivu u Rijeci jednom godi\u0161nje ili se evidencije vode putem Nacionalnog arhivskog sustava.<\/p>\n
XI. ODABIRANJE ARHIVSKE GRA\u0110E I IZLU\u010cIVANJE BEZVRIJEDNE
\nREGISTRATURNE GRA\u0110E<\/p>\n
\u010clanak 35.
\nOdabiranje vrijednog gradiva za \u010duvanje i izlu\u010divanje bezvrijednog registraturnog gradiva obavlja se na temelju popisa gradiva s rokovima \u010duvanja.<\/p>\n
\u010clanak 36.
\nOdabiranje arhivskog odnosno izlu\u010divanje bezvrijednog registraturnog gradiva obavlja se svake kalendarske godine, a najdu\u017ee pet godina od posljednjeg provedenog postupka.<\/p>\n
\u010clanak 37.
\nPostupak za izlu\u010divanje bezvrijednog registraturnog gradiva pokre\u0107e ravnateljica.
\nPrijedlog za pokretanje postupka izlu\u010divanja gradiva treba sadr\u017eavati: naziv odjela Knji\u017enice, vrstu gradiva koja \u0107e se izlu\u010diti, period u kojem je gradivo nastalo, dijelove dokumentacijske zbirke iz koje \u0107e se obavljati izlu\u010divanje te koli\u010dinu izra\u017eenu u du\u017enim metrima ili broju tehni\u010dkih jedinica.
\n\u010clanak 38.
\nIzlu\u010divanje bezvrijednog registraturnog gradiva koje se nalazi u arhivi obavlja povjerenstvo.
\nPovjerenstvo je sastavljeno od tri \u010dlana, koju imenuje ravnateljica.
\nPopis gradiva predlo\u017eenog za uni\u0161tenje potpisan od \u010dlanova povjerenstva dostavlja se na odobrenje Dr\u017eavnom arhivu u Rijeci, koji \u0107e rje\u0161enjem odlu\u010diti da se izlu\u010divanju mo\u017ee pristupiti ili \u0107e prijedlog odbiti ili \u0107e se zahtjev rje\u0161iti djelomi\u010dno.<\/p>\n
\u010clanak 39.
\nPo dobivenom odobrenju Dr\u017eavnog arhiva u Rijeci bezvrijedno registraturno gradivo se izlu\u010duje te se u skladu s odobrenjem, pod nadzorom \u010dlana povjerenstva, predaje u industrijsku preradu.
\nKnji\u017enica dostavlja nadle\u017enom arhivu slu\u017ebenu zabilje\u0161ku koja sadr\u017ei podatke o datumu uni\u0161tenja, na\u010dinu uni\u0161tenja i mjestu uni\u0161tenja.<\/p>\n
XII. PREDAJA DR\u017dAVOM ARHIVU<\/p>\n
\u010clanak 40.
\nPredaja arhivskog gradiva Dr\u017eavnom arhivu u Rijeci obavlja se sukladno Pravilniku o predaji
\narhivskog gradiva arhivima.<\/p>\n
XIII. PRIJELAZNE I ZAVR\u0160NE ODREDBE<\/p>\n
\u010clanak 41.
\nKnji\u017enica je obvezna \u010duvati i odr\u017eavati arhivsko i registraturno gradivo u skladu sa va\u017ee\u0107im
\npropisima i napucima Dr\u017eavnog arhiva u Rijeci.<\/p>\n
\u010clanak 42.
\nKnji\u017enica je du\u017ena obavijestiti Dr\u017eavni arhiv u Rijeci o svim pravnim i fizi\u010dkim promjenama
\nnastalim u svezi s arhivskim i registraturnim gradivom.<\/p>\n
\u010clanak 43.
\nPrilikom prestanka radnog odnosa ili kadrovskih promjena ovla\u0161tenih zaposlenika za arhivu
\nprimopredaja du\u017enosti obavlja se zapisni\u010dki.<\/p>\n
\u010clanak 44.
\nIzmjene i dopune ovog Pravilnika donose se na isti na\u010din kao i za Pravilnik.<\/p>\n
\u010clanak 45.
\nZa sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobli\u017ee utvr\u0111uje rukovanje i rokovi \u010duvanja arhivskog i registraturnoga gradiva.<\/p>\n
\u010clanak 46.
\nOvaj Pravilnik objavljuje se na oglasnoj plo\u010di Knji\u017enice i stupa na snagu po dobivenoj suglasnosti Dr\u017eavnog arhiva u Rijeci.<\/p>\n
PRILOG:
\nPOSEBNA LISTA ZA \u010cUVANJE I IZLU\u010cIVANJE REGISTRATURNOG I ARHIVSKOG GRADIVA<\/p>\n
RED.BROJ.\tNAZIV PREDMETA ILI AKTA\tROK \u010cUVANJA\tOBLIK NA KOJEM SE \u010cUVA ZAPISNIK\tPRAVNA OSNOVA \u010cUVANJA
\n1.\tOsnivanje i statusne promjene\ttrajno\tizvornik\tZakon o ustanovama
\n2.\tRegistracija kod nadle\u017enog suda\ttrajno\tizvornik\tPosebni popis-POP
\n3.\tImenovanje odgovornih osoba\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n4.\tDokumentacija o provo\u0111enju izbora Ravnatelja Knji\u017enice\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n5.\tAkti koji se odnose na upravljanje imovinom\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n6.\tGodi\u0161nja izvje\u0161\u0107a Ravnatelja\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n7.\tPeriodi\u010dna izvje\u0161\u0107a o radu Knji\u017enice\t5 godina\tizvornik\tPOP
\n8.\tStatut Knji\u017enice\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n9.\tPravilnici Knji\u017enice\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n10.\tOp\u0107i akti knji\u017enice\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n11.\tSporazumi i ugovori o poslovnoj suradnji\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n12.\tZapisnici i rje\u0161enja inspekcija\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n13.\tSudski postupci\t5 godina\tizvornik\tPOP
\n14.\tZamolbe, podnesci, prijedlozi\t3 godine\tizvornik\tPOP
\n15.\tSpisi u vlasni\u0161tvu ustanove\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n16.\tPotvrde, uvjerenja i sl.\t3 godine\tizvornik\tPOP
\n17.\tOp\u0107i spisi\t3 godine\tizvornik\tPOP
\n18.\tUrud\u017ebeni zapisnik\ttrajno\tizvornik\tUredba
\n19.\tRegistar\ttrajno\tizvornik\tUredba
\n20.\tArhivska knjiga\ttrajno\tizvornik\tUredba
\n21.\tPeriodi\u010dki stat. izvje\u0161taji\t3 godine\tizvornik\tPOP
\n22.\tSpisi vezani za za\u0161titu na radu\ttrajno\tIzvornik
\n23.\tPlanovi za\u0161tite na radu i protupo\u017earne za\u0161tite\ttrajno\tIzvornik
\n24.\tDokumentacije o osiguranju imovine\t5 godina\tIzvornik
\n25.\tPomo\u0107ne i priru\u010dne evidencije\t2 godine\tIzvornik
\n26.\tEvidencija o kori\u0161tenju radnog vremena\t2 godine\tizvornik
\n27.\tDopisi internog karaktera\t2 godine\tizvornik
\n28.\tEvidencija o radnicima\ttrajno\tizvornik\tZakon o radnicima
\n29.\tDosje radnika s pripadaju\u0107im prilozima\t50 godina\tizvornik\tZakon o radnicima
\n30.\tEvidencija ugovora o radu\t50 godina\tizvornik\tPOP
\n31.\tEvidencije o nazo\u010dnosti na poslu\t3 godine\tizvornik\tPOP
\n32.\tPrijave zavodu za zapo\u0161ljavanje\t3 godine\tizvornik\tPOP
\n33.\tPrijave na natje\u010daj za zapo\u0161ljavanje\t3 godine\tizvornik\tPOP
\n34.\tObavijest kandidatima o rezultatima izbora\t3 godine\tizvornik\tPOP
\n35.\tPrijave na natje\u010daju Ministarstvu kulture\t5 godina\tizvornik\tPOP
\n36.\tZavr\u0161ni ra\u010duni\tTrajno\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n37.\tPlatne liste\tTrajno\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n38.\tKartoni OD\tTrajno\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n39.\tPorezne kartice\tTrajno\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n40.\tM4 obrasci\ttrajno\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n41.\tGlavna knjiga\t11 godina\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n42.\tDnevnik fin. knjigovodstva\t11 godina\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n43.\tDnevnik mat. Knjigovodstva<\/p>\n
\t11 godina\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n44.\tAnalitika dobavlja\u010di-kupci\t11 godina\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n45.\tIzvodi banaka-doma\u0107i\t11 godina\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n46.\tTemeljnice s prilozima\t7 godina\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n47.\tBlagajna\t7 godina\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n48.\tUlazne i izlazne fakture\t11 godina\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n49.\tTipski ugovori, po okon\u010danju\t5 godina\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n50.\tAutorski ugovori, po okon\u010danju\t10 godina\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n51.\tPutni nalozi\t7 godina\tIzvornik\/CD\tPravilnik om pror. ra\u010dunovodstvu i ra\u010d.planu
\n52.\tEvidencija trajne imovine\tTrajno\tIzvornik\/CD\tPOP
\n53.\tDokumentacija o teku\u0107em investicijskom odr\u017eavanju\t10 godina\tizvornik\tPOP
\n54.\tOdluke o investicijama\tTrajno\tizvornik\tPOP
\n55.\tDokumentacija o provo\u0111enju natje\u010daja za ustupanje radova na investicijama\t4 godine\tizvornik\tPOP
\n56.\tUgovori o izvo\u0111enju radova\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n57.\tPrimopredaja radova\ttrajno\tizvornik\tPOP
\n58.\tElektroni\u010dki, video i audio zapisi o poslovanju Knji\u017enice\tTrajno\tizvornik\tPOP
\n59.\tBaza podataka s pripadaju\u0107im softwerom\ttrajno\tizvornik\t<\/p>\n
Pravilnik je dobio suglasnost Dr\u017eavnog arhiva u Rijeci-KL-034-04\/17-01\/04, UR.BR-2170-53-04-17-02, 6. velja\u010de 2017. godine.<\/p>\n
Ur.broj: 2125-9-1\/21
\nSenj, 10.2.2021. <\/p>\n
ravnateljica Gradske knji\u017enice Senj
\nAna Prpi\u0107 Rogi\u0107, prof. i dipl. bibl.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Na temelju Odluke Gradona\u010delnika Grada Senja KL:612-04\/20-01\/04,UR.BROJ:2125-03\/02-21-02_ravnateljica Gradske knji\u017enice Senj dana 10.velja\u010de 2021.g donijela je PRO\u010cI\u0160\u0106ENI TEKST Pravilnika o uredskom i arhivskom poslovanju Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105\/97, 64\/00), temeljem \u010dlanka 11. stavak 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlu\u010divanja arhivskog gradiva (NN 90\/02) te temeljem \u010dlanka 17. […]<\/p>\n","protected":false},"author":58,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"ngg_post_thumbnail":0},"yoast_head":"\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\t\n